som e iluminação para eventos rj

Evento Corporativo: O CHECKLIST de tudo que precisa ser verificado.

20/11/2017

"É melhor prevenir do que remediar!"

 Com certeza você já ouviu esse ditado popular ou tem aquela pessoa que se preocupa com você e pergunta: " Você lembrou de colocar um casaco na mala? O tempo pode virar!"

É meus amigos, não é só tempo que pode virar com falta de organização e principalmente com a falta de cuidado ao verificar tudo o que precisa para a produção do seu evento corporativo. Tudo pode dar errado se você não fizer um CHECKLIST.

 

Não quero o problema, eu quero a SOLUÇÃO!

 

HORA DO CHECKLIST!

 

LOCAL DO EVENTO.

 

Dimensionamento do evento

Definição do formato do evento

Lista de locais compatíveis com o dimensionamento e formato do evento

Realização de visita aos locais selecionados, para verificar:

 

Limpeza e arrumação geral do local

 Banheiros e material de higiene

 Mesa/balcão e cadeira p/ recepção

 Espaço para copa-cozinha de apoio

 Espaço e mesa p/ coquetel/coffee-break

 Cestos de lixo

 Refrigeração do local

 

Avaliação de prós e contras de cada um dos locais visitados

Definição do local para realização do evento

Contratação do espaço 

 PREPARAÇÃO DE UM EVENTO

 

Definição de possível lista de palestrantes e atrações

Convite e confirmação das atrações

Definição da forma de distribuição dos convites, podendo ser:

  

Venda

Convite

 

Definição da estratégia de divulgação/venda do evento

Execução da estratégia de divulgação/venda do evento

Produção de materiais de apoio tais como:

 

Vídeo de abertura (institucional ou publicitário, dependendo do objetivo do evento),

  

Apresentação padronizada

Materiais gráficos para imprensa e

Kit do participante

Produção do roteiro para o mediador ou mestre de cerimônia do evento.

Montagem do evento de acordo com o formato pré-definido, considerando:

  

Disposição das mesas e palcos

Decoração, sonorização e iluminação

Sinalização

Ventilação, ar condicionado

 

Recepção de convidados!

 

PESSOAL A SER CONTRATADO.

  Coordenadores de área

  Recepcionistas e equipe de credenciamento

  Tradutores e intérpretes

  Assessoria de Imprensa e fotógrafos

  Operadores de som, luz e vídeo

  Equipe médica, enfermagem e ambulância

  Seguranças, garçons/copeiras, serviços gerais

  Office boys, manobristas ou serviço de transfer

  Pessoal da manutenção

 Mestre de cerimônias

 

Outro fator importantíssimo é a lista de RECURSOS MATERIAIS que precisam ser adquiridos ou locados para a data do evento:

Rádio de comunicação para integrar a comunicação dos coordenadores de área

Impressoras, crachás, etiquetas para viabilizar a identificação e credenciamento dos convidados

Uniformes para recepcionistas e equipe de apoio;

Lousa, flip chart;

Equipamento e materiais para projeção e sonorização;

Estrutura de palco e stands

Serviço de buffet – material de copa (louças, talheres, etc.);

 De acordo com nossa experiência, tem uma coisa que não pode faltar em evento, por mais simples que seja, abaixo listamos os pontos mais importantes de se verificar quando se trata de  ALIMENTOS E BEBIDAS: 

 

Definir o cardápio (alimentos e bebidas) do evento, considerando:

 

 Formato do evento

 Dimensionamento do evento

 Budget do evento

Lista de fornecedores compatíveis com o cardápio do evento

Realização degustação dos pratos dos fornecedores selecionados

Definição do fornecedor (es) de alimentos e bebidas do evento

Contratação do fornecedor (es) de alimentos e bebidas 

 

APÓS A REALIZAÇÃO DO EVENTO 

 

 Agradecimento aos participantes do evento

 Envio de pesquisa de satisfação pós evento aos participantes

 Agradecimento aos patrocinadores e apoiadores

 Agradecimento aos colaboradores/equipe de apoio e envolvidos na organização e realização do evento

  Envio de prestação de contas aos patrocinadores do evento

  Envio de relatório final aos interessados

  Disparo de material de divulgação pós-evento – fotos e vídeos

  Clipping de materiais divulgados na imprensa

 

 

 

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