"É melhor prevenir do que remediar!"
Com certeza você já ouviu esse ditado popular ou tem aquela pessoa que se preocupa com você e pergunta: " Você lembrou de colocar um casaco na mala? O tempo pode virar!"
É meus amigos, não é só tempo que pode virar com falta de organização e principalmente com a falta de cuidado ao verificar tudo o que precisa para a produção do seu evento corporativo. Tudo pode dar errado se você não fizer um CHECKLIST.
Não quero o problema, eu quero a SOLUÇÃO!
HORA DO CHECKLIST!
LOCAL DO EVENTO.
Dimensionamento do evento
Definição do formato do evento
Lista de locais compatíveis com o dimensionamento e formato do evento
Realização de visita aos locais selecionados, para verificar:
Limpeza e arrumação geral do local
Banheiros e material de higiene
Mesa/balcão e cadeira p/ recepção
Espaço para copa-cozinha de apoio
Espaço e mesa p/ coquetel/coffee-break
Cestos de lixo
Refrigeração do local
Avaliação de prós e contras de cada um dos locais visitados
Definição do local para realização do evento
Contratação do espaço
PREPARAÇÃO DE UM EVENTO
Definição de possível lista de palestrantes e atrações
Convite e confirmação das atrações
Definição da forma de distribuição dos convites, podendo ser:
Venda
Convite
Definição da estratégia de divulgação/venda do evento
Execução da estratégia de divulgação/venda do evento
Produção de materiais de apoio tais como:
Vídeo de abertura (institucional ou publicitário, dependendo do objetivo do evento),
Apresentação padronizada
Materiais gráficos para imprensa e
Kit do participante
Produção do roteiro para o mediador ou mestre de cerimônia do evento.
Montagem do evento de acordo com o formato pré-definido, considerando:
Disposição das mesas e palcos
Decoração, sonorização e iluminação
Sinalização
Ventilação, ar condicionado
Recepção de convidados!
PESSOAL A SER CONTRATADO.
Coordenadores de área
Recepcionistas e equipe de credenciamento
Tradutores e intérpretes
Assessoria de Imprensa e fotógrafos
Operadores de som, luz e vídeo
Equipe médica, enfermagem e ambulância
Seguranças, garçons/copeiras, serviços gerais
Office boys, manobristas ou serviço de transfer
Pessoal da manutenção
Mestre de cerimônias
Outro fator importantíssimo é a lista de RECURSOS MATERIAIS que precisam ser adquiridos ou locados para a data do evento:
Rádio de comunicação para integrar a comunicação dos coordenadores de área
Impressoras, crachás, etiquetas para viabilizar a identificação e credenciamento dos convidados
Uniformes para recepcionistas e equipe de apoio;
Lousa, flip chart;
Equipamento e materiais para projeção e sonorização;
Estrutura de palco e stands
Serviço de buffet – material de copa (louças, talheres, etc.);
De acordo com nossa experiência, tem uma coisa que não pode faltar em evento, por mais simples que seja, abaixo listamos os pontos mais importantes de se verificar quando se trata de ALIMENTOS E BEBIDAS:
Definir o cardápio (alimentos e bebidas) do evento, considerando:
Formato do evento
Dimensionamento do evento
Budget do evento
Lista de fornecedores compatíveis com o cardápio do evento
Realização degustação dos pratos dos fornecedores selecionados
Definição do fornecedor (es) de alimentos e bebidas do evento
Contratação do fornecedor (es) de alimentos e bebidas
APÓS A REALIZAÇÃO DO EVENTO
Agradecimento aos participantes do evento
Envio de pesquisa de satisfação pós evento aos participantes
Agradecimento aos patrocinadores e apoiadores
Agradecimento aos colaboradores/equipe de apoio e envolvidos na organização e realização do evento
Envio de prestação de contas aos patrocinadores do evento
Envio de relatório final aos interessados
Disparo de material de divulgação pós-evento – fotos e vídeos
Clipping de materiais divulgados na imprensa
