7 erros que podem comprometer a estrutura audiovisual de um evento corporativo

Veja os principais erros cometidos na hora de planejar o audiovisual de um evento — e como evitá-los

Um evento corporativo pode ter uma excelente programação, um espaço bem escolhido e uma produção impecável. Porém, quando a estrutura audiovisual apresenta problemas, toda a experiência do público pode ser prejudicada. Imagem travando, microfone falhando, conteúdo com proporção incorreta, equipamentos inadequados para o espaço ou falta de testes são situações que podem ser evitadas com planejamento. Por isso, antes de contratar uma estrutura audiovisual, é importante entender quais são os principais pontos que precisam de atenção.

Confira 7 erros comuns em eventos corporativos e como evitá-los.

1. Deixar o planejamento audiovisual para a última hora

Um dos maiores erros é pensar no audiovisual apenas alguns dias antes do evento.

A estrutura precisa ser planejada de acordo com o local, número de participantes, programação, cenografia e necessidades técnicas. Quanto antes a equipe audiovisual estiver envolvida, maiores são as chances de identificar possíveis limitações do espaço e encontrar a melhor solução.

Antes do evento, é importante definir:

• Equipamentos necessários;

• Quantidade de telas;

• Painéis de LED;

• Sistema de sonorização;

• Microfones;

• Iluminação;

• Pontos de energia;

• Cabeamento;

• Estruturas de montagem;

• Necessidades de transmissão;

• Horários de montagem e desmontagem.

  
  

2. Escolher equipamentos apenas pelo preço

O orçamento é importante, mas escolher a estrutura apenas pelo menor preço pode gerar problemas durante o evento. Um equipamento pode ser mais barato e, ao mesmo tempo, não ser adequado para determinado ambiente ou aplicação. Um painel de LED, por exemplo, precisa ser dimensionado de acordo com o espaço e a distância do público. Da mesma forma, o sistema de som precisa considerar o tamanho do ambiente e a quantidade de pessoas. Por isso, o ideal é comparar soluções, e não apenas preços. Um orçamento profissional deve deixar claro o que está sendo entregue e quais equipamentos fazem parte da estrutura.

3. Não fazer uma visita técnica

Cada espaço possui características diferentes.

Um equipamento que funciona perfeitamente em um salão pode não ser a melhor escolha para um auditório ou uma área externa.

A visita técnica permite avaliar fatores como:

• Dimensões do local;

• Altura do pé-direito;

• Espaço disponível para montagem;

• Localização do palco;

• Pontos de energia;

• Acesso para equipamentos;

• Posicionamento do público;

• Iluminação existente;

• Possibilidades de fixação;

• Rotas para passagem de cabos.

Quando a visita presencial não é possível, fotos, vídeos, plantas e informações técnicas do espaço podem ajudar a equipe a realizar um planejamento prévio.

4. Não considerar a posição do público

A estrutura audiovisual precisa funcionar para quem está na primeira fileira e também para quem está no fundo do espaço.

Isso vale principalmente para telas e painéis de LED.

Uma tela pequena pode dificultar a visualização de uma apresentação por quem está mais distante. Por outro lado, uma estrutura superdimensionada pode representar um investimento maior sem necessidade.

O tamanho da tela deve levar em consideração a distância de visualização, o conteúdo apresentado e as características do ambiente.

5. Enviar apresentações sem verificar o formato

Imagine chegar ao evento e descobrir que a apresentação não está adequada à proporção do painel.

Esse é um problema relativamente simples de evitar.

Antes do evento, a equipe responsável pela produção deve verificar:

• Resolução da tela;

• Proporção do conteúdo;

• Formato dos vídeos;

• Resolução das imagens;

• Apresentações utilizadas;

• Logos e elementos gráficos;

• Entradas e saídas de vídeo.

Também é recomendável enviar os arquivos com antecedência para que a equipe técnica possa testar tudo antes do início da programação.

6. Não realizar testes antes do público chegar

Testar os equipamentos somente quando o evento já começou é um risco desnecessário.

O ideal é que exista um período reservado para montagem, configuração e testes.

Nesse momento, a equipe pode verificar:

• Microfones;

• Caixas de som;

• Mesa de áudio;

• Painéis de LED;

• Processadores de vídeo;

• Computadores;

• Cabos;

• Apresentações;

• Vídeos;

• Retornos de palco;

• Transmissão;

• Integração entre os equipamentos.

Quanto mais completa for a passagem técnica, menores são as chances de problemas durante a programação.

7. Contratar equipamentos sem considerar a operação técnica

Ter bons equipamentos não significa, necessariamente, ter uma boa operação.

Durante um evento, alguém precisa acompanhar o funcionamento da estrutura e realizar os ajustes necessários.

Troca de apresentações, entrada de vídeos, controle de microfones, ajustes de áudio, gerenciamento do conteúdo exibido no painel e suporte durante a programação são exemplos de atividades que podem exigir acompanhamento técnico.

Por isso, ao contratar uma empresa audiovisual, verifique se o serviço inclui operação técnica, quando necessária.

Como evitar problemas no audiovisual do seu evento?

A melhor maneira de reduzir imprevistos é transformar o audiovisual em uma etapa do planejamento do evento, e não em algo que será resolvido apenas na véspera.

Uma boa preparação envolve:

Planejamento → Visita técnica → Dimensionamento → Montagem → Testes → Operação

Esse processo permite que a estrutura seja adequada ao espaço e às necessidades do evento.

Além disso, manter uma comunicação clara entre produção, cerimonial, cliente e equipe audiovisual ajuda a evitar mudanças de última hora.

A Tecmais Eventos pode ajudar no seu próximo evento

A Tecmais Eventos oferece soluções audiovisuais para eventos corporativos, com equipamentos e estrutura para transformar apresentações e experiências em uma produção mais profissional.

Nossa equipe pode ajudar no planejamento da estrutura, considerando as características do espaço e as necessidades da programação.

Se você está organizando um evento corporativo, congresso, convenção, palestra, feira, lançamento ou treinamento, entre em contato com a Tecmais Eventos.

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• Se haverá transmissão ou gravação.

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