o“Festa no Gueto
Pode vir, pode chegar
Misturando o mundo inteiro
Vamos ver no que é que dá
Hoje tem Festa no Gueto
Pode vir, pode chegar
Misturando o mundo inteiro
Vamos ver no que é que dá” (Ivete Sangalo)
Uma pequena confraternização, uma festa de final de ano na empresa, o “niver” daquela tia, o casamento do melhor amigo e até aquela grande convenção de funcionários e clientes é motivo para organizar “AQUELE” evento. Quando somos convidados precisamos pensar na roupa que vamos usar e no quanto vamos nos divertir. Uma tarefa simples.
A questão é: O que devemos fazer quando somos nós os responsáveis pela ORGANIZAÇÃO desses eventos?
SE LIGA NAS DICAS!
Para que tudo seja um sucesso, é necessário uma equipe organizadora onde cada um dos membros pode ficar responsável por uma parte do processo da organização, que pode ser divido em três etapas: O Pré, o Durante e o Pós Evento. Pode acontecer que apenas uma pessoa se encarregue de várias, ou, quase todas as tarefas que serão executadas para que o RESULTADO final do evento seja um sucesso.
A meta deve ser atingir os objetivos que foram propostos por seus organizadores. Então, não tente ser aquele “Guru” de plantão tentando prever o que pode ou não acontecer, ganhe qualidade e tempo fazendo uma análise e fixando quais são esses objetivos.
Os recursos financeiros, o tempo e pessoal que serão empreendidos no processo de organização vai depender do tipo de evento, da área de alcance do mesmo, ou seja, se será um evento de proporção regional, municipal, nacional ou internacional.
NÃO COMETA ERROS
Não tem muito segredo, reúna sua equipe ou pense individualmente a respeito da meta, exercite visualizar o que irá acontecer em cada espaço no dia ou dias que seu evento irá acontecer.
MATENHA O FOCO NO RESULTADO ESPERADO
Atenção nas características para um bom planejamento:
* Precisão: Pontue com clareza e compreensão a direção em que deve seguir.
* Atenção nas medidas: em termos quantitativos, qualitativos, de tempo e custos já que os mesmos e o pessoal envolvido do qual irá dispor quase sempre não são infinitos.
* Entre em acordo: todos os envolvidos na organização devem entrar em consenso na reunião em que será definida as metas.
* Pé no chão: Faça o ajuste dos recursos se alinharem de forma realista com que se pode contar, considere mão-de-obra e tempo que estarão à disposição até a data do evento.
CINCO PERGUNTAS PRÁTICAS PARA CHECAR AS METAS:
O quê? Quando? Aonde? Por quê? Para quê? Como?
A partir desse pequeno “Home Work” você poderá trabalhar nos objetivos, ou seja, no que ficou definido para alcançar uma meta única. Isso vai te dar carta branca para distribuir as ações em subgrupos, assim pode se delegar as responsabilidades sabendo quem irá atuar se por acaso acontecer algum imprevisto.
Fique de olho no alcance do evento, na quantidade de público, nas fontes possíveis de ingressos e nos recursos necessários.
Com essas dicas em mente e objetivos estabelecidos é hora de avançar no planejamento e na organização do seu evento.
Existem dois objetivos na vida: o primeiro, o de obter o que desejamos; o segundo, o de desfrutá-lo. Apenas os homens mais sábios realizam o segundo.
(L. Smith)